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Micronoticias

- Ingenieros de Hercasa asistieron al curso de actualización técnica de nuevos productos Panasonic en Ciudad de Panamá (Panamá).

- Nuestro equipo de ventas estuvo en Ciudad de Panamá (Panamá) en el seminario de ventas sobre los nuevos productos Panasonic.

- Se dictó en TVFANB el adiestramiento operativo del equipo Tricaster 860 de Newtek.

- VTV adquiere herramientas múltiples para labores de mantenimiento a sus equipos.
 

Calendario Hercasa - Octubre 2014

Octubre 2014
La Gerencia de Comunicaciones

“Cuando hables, procura que tus palabras sean mejores que el silencio.” - Proverbio indio

El proceso comunicacional es algo inherente al ser humano y de esa realidad no escapa la Gerencia de Proyectos, el próximo punto abordar se refiere a ello:

10.1- Gerencia de Comunicaciones

La comunicación en el proyecto se realiza con la finalidad de satisfacer las siguientes premisas:

- Identificar de manera correcta y acertada las necesidades del cliente.
- Interpretar los objetivos y políticas de la empresa.
- Coordinar los procesos del proyecto.
- Intercambiar experiencias y puntos de vista de los miembros del equipo de proyecto.
- Para garantizar el aprendizaje.
- Para la realización del adiestramiento de los usuarios.
- Organizar nuevas posibilidades.
- Integrar el equipo y sus diferentes capacidades.
- Comprender las restricciones y condicionamientos del entorno.

El desarrollo de una buena gestión de las comunicaciones provocará impactos positivos de los siguientes aspectos:

- En la precisión y entendimiento de los requerimientos.
- En la productividad.
- En la calidad: identificación, transmisión, corrección de problemas y defectos.
- En el manejo de la complejidad del proyecto.
- En la adecuada integración del equipo de trabajo.
- En la coordinación de acciones.
- En el registro de información en la documentación.
- En el manejo compartido de información y conocimiento.
- En la mejora de la emocionalidad de los participantes.

Un punto clave para entender la gerencia de la comunicación, entonces vale la pena preguntar: ¿Qué es la comunicación?

La comunicación es el proceso por el cual una idea es transferida de una fuente a un receptor con la intención de cambiar su comportamiento, cuyo objetivo es influir en la opinión de otras personas.

En las organizaciones la comunicación tiene una importancia fundamental, como una actividad prioritaria, en el logro de sus objetivos:

- La comunicación, es el proceso más importante y estratégico de organizaciones y negocios. Los sistemas se alimentan y viven de la información.
- Si se quiere que el sistema tenga organicidad hay que gerenciar los procesos de comunicación.
- La comunicación como proceso, termina siendo la forma como las personas reciben y dan información acerca de sí mismas, del otro, de la organización, del cliente interno y externo. La gerencia de los procesos comunicacionales depende en mucho de las competencias que tenga cada gerente.
- Un proyecto requiere de un lenguaje de acción y de condiciones de satisfacción.
- El proyecto es una actividad específica, un conjunto específico de conversaciones que producen acción en un período determinado.

La gestión de las comunicaciones del proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos. Una comunicación eficaz crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y perspectivas e intereses diversos en la ejecución o resultado del proyecto.

Las dimensiones posibles de la actividad de comunicación son, entre otras:

- Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, otros proyectos, medios de comunicación, público).
- Formal (informes, memorandos, instrucciones) e informal (correos electrónicos, conversaciones ad hoc).
- Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organización) y horizontal (entre colegas).
- Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones extraoficiales).
- Escrita y oral.
- Verbal y no verbal (inflexiones de voz, lenguaje corporal).

La mayoría de las habilidades de comunicación son comunes a la dirección en general y a la dirección de proyectos. Entre estas habilidades, se incluye:

- Escuchar de manera activa y eficaz.
- Formular preguntas, sondear ideas y situaciones para garantizar una mejor comprensión.
- Educar para aumentar el conocimiento del equipo a fin de que sea más eficaz.
- Investigar para identificar o confirmar información.
- Identificar y gestionar expectativas.
- Persuadir a una persona u organización para llevar a cabo una acción.
- Negociar a fin de lograr acuerdos entre partes, que resulten mutuamente aceptables.
- Resolver conflictos para prevenir impactos negativos.

Por último, los procesos de la gestión de comunicaciones en el proyecto son los siguientes:

Identificar a los interesados: consiste en describir a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto.

Planificar las comunicaciones: es determinar qué necesidades de información requieren los interesados y definir cómo abordar las comunicaciones con ellos.

Distribuir la información: es colocar la información relevante a disposición de los interesados en el proyecto.

Gestionar las expectativas de los interesados: consiste en establecer la comunicación necesaria con los interesados y así satisfacer sus necesidades para abordar los problemas conforme se presentan.

Informar el desempeño: es recopilar y distribuir la información sobre el avance, desarrollo y desempeño del proyecto.





10.2- Identificar a los interesados

Consiste en identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto y en documentar información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del proyecto. Los interesados en el proyecto son personas y organizaciones (p.ej., clientes, patrocinadores, la organización ejecutante o el público) que están activamente involucrados, o cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa por la ejecución o terminación del proyecto. Ellos también pueden influir sobre éste y/o sus entregables.

Resulta fundamental identificar a los interesados desde el comienzo y analizar sus niveles de interés, expectativas, importancia e influencia. Se puede elaborar entonces una estrategia para abordar a cada uno de ellos y determinar el nivel y el momento de su participación, a fin de maximizar las influencias positivas y mitigar los impactos negativos potenciales.





10.3- Planificar las comunicaciones

Es el proceso para determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto y para definir cómo abordar las comunicaciones. Este proceso responde a las necesidades de información y comunicación de los interesados. Identificar las necesidades de información y determinar una forma adecuada de satisfacer dichas necesidades constituyen factores importantes para el éxito del proyecto. Una planificación incorrecta de las comunicaciones conducirá a problemas tales como:

- Demoras en la entrega de mensajes.
- Comunicación de información sensible a la audiencia equivocada.
- Falta de comunicación con algunos de los interesados involucrados.





10.4- Distribuir la información

Consiste en colocar la información relevante a disposición de los interesados en el proyecto de acuerdo con el plan establecido. Este proceso se ejecuta a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto y en todos los procesos de dirección. En este caso, el enfoque está puesto principalmente en el proceso de ejecución, que incluye la implementación del plan de gestión de las comunicaciones. La distribución eficaz de la información incluye, entre otras, las siguientes técnicas:

Modelos emisor-receptor. Ciclos de retroalimentación y barreras a la comunicación.

Elección del medio. Descripción precisa de las situaciones en las que es preferible una comunicación escrita u oral, cuándo escribir un memorando informal o un informe formal, y cuándo comunicarse cara a cara o por correo electrónico.

Estilo de redacción. Voz pasiva o voz activa, estructura de las oraciones y selección de palabras.

Técnicas de gestión de reuniones. Preparar una agenda y abordar los conflictos.

Técnicas de presentación. Lenguaje corporal y diseño de soportes visuales.

Técnicas de facilitación. Lograr el consenso y superar los obstáculos.





10.5- Gestionar las expectativas de los interesados

Es el proceso que consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas a medida que se presentan, implica actividades de comunicación dirigidas a los interesados en el proyecto, para influir en sus expectativas, abordar sus inquietudes y resolver asuntos, tales como:

- Gestionar activamente las expectativas de los interesados para aumentar la probabilidad de aceptación del proyecto.
- Abordar inquietudes que aún no representan incidentes relacionadas con la anticipación de problemas futuros.
- Aclarar y resolver los incidentes identificados, la resolución puede generar una solicitud de cambio o puede abordarse fuera del proyecto.

El director del proyecto es responsable de gestionar las expectativas de los interesados. La gestión activa de estas expectativas disminuye el riesgo de que el proyecto no alcance sus objetivos y metas por causa de incidentes no resueltos a nivel de los interesados y limita las interrupciones durante el proyecto.





10.6- Informar el desempeño

Es el proceso de recopilación y distribución de información sobre el desarrollo del proyecto, incluidos informes de estado, mediciones del avance y proyecciones. Implica la recopilación y análisis periódicos de datos reales y su comparación con la línea base a fin de comprender y comunicar el avance y desempeño del proyecto, así como proyectar los resultados del mismo. Entre los informes más elaborados, se incluyen:

- El análisis del desempeño pasado.
- El estado actual de los riesgos e incidentes.
- El trabajo completado durante el período.
- El trabajo que se completará a continuación.
- El resumen de los cambios aprobados en el período.





Algunas frases escuchadas con frecuencia en los proyectos





Referencias bibliográficas

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- Chamoun, Y. (2002). Administración profesional de proyectos la guía. México DF: Mc Graw Hill.
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- Dávila, C. (2001). Teorías organizacionales y administración (2ª ed.). Bogotá: Mc Graw Hill
- Fabregas, L. (2005). Gerencia de proyectos de tecnología de información (t. 27). Caracas: Editorial CEC.
- Martínez, J. (2008). Curso-JM Martínez [Multimedia en DC]. Disponible: Universidad Católica Andrés Bello.
- Palacios, L. (2007). Gerencia de proyectos. Un enfoque latino (4ª ed.). Caracas: Publicaciones UCAB.
- Pereira, D. (2010). Diseño de servicios de consultoría en gerencia de proyectos para la empresa Proyectos Civiles 4520 C. A. Trabajo especial de grado de especialización no publicado. Universidad Católica Andrés Bello, Caracas.
- Project Management Institute (2008). Guía de los fundamentos de la dirección de proyectos (guía del PMBOK) (4ª ed.). Filadelfia, PA: Autor.
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- Real Academia Española. (2001). Diccionario de la lengua española (22ª ed., t.7). Madrid: Espasa.
- Universidad Pedagógica Experimental Libertador. Vicerrectorado de Investigación y Postgrado. (2006). Manual de trabajos de grado de especialización, maestría y tesis doctorales (4ª ed.). Caracas: Autor.

 


Curso de actualización técnica de nuevos productos Panasonic

Durante los días 8 al 13 de septiembre, se llevó a cabo en la Ciudad de Panamá el curso de actualización técnica de los nuevos productos Panasonic.

Estos cursos contaron con la asistencia de varios representantes del área de ingeniería de Panasonic en Suramérica y Hercasa estuvo presente en dicha reunión, actualizando su equipo técnico, para brindarles un mejor servicio de postventa a sus clientes.

Los cursos de actualización se basaron en conocer y comprender el funcionamiento de la cámara de estudios AK-HC3800, la cámara portátil AJ-PX270 y el selector de video AV-HS6000.

Las cámaras de AK-HC3800, forman parte de un sistema completo con configuración de estudio, que además incluye...

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