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Calendario Hercasa - Mayo 2014

Mayo 2014
La Gerencia del Alcance

“Sin duda, no hay progreso.” - Charles Darwin

Continuando con el tema de la Gerencia de Proyectos, viene el estudio de las áreas del conocimiento, seguimos con la Gerencia del Alcance:

5.1- Gerencia del alcance

Un proyecto da como resultado un único producto, pero ese producto puede tener componentes subsidiarios, cada uno de ellos con su propio alcance como producto por separado, pero independiente e interdependiente.

Las características más importantes de la gestión del alcance determinadas por Chamoun (2002) son las siguientes:

- Definición de lo que incluye el proyecto.
- Definición de lo que no incluye el proyecto

El PMI (2008) define que: “La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con éxito.” (p.95).

5.1.1- Coordinación inicial

Para realizar una gerencia del alcance exitosa, se hace necesario iniciar una serie de pasos previos que permitan establecer a través de la coordinación inicial, una relación clara entre los objetivos del proyecto y la misión general de la empresa, a través de:

- Definir los propósitos y justificar el proyecto ante la alta gerencia.
- Esbozar el alcance del proyecto.
- Describir los resultados esperados.
- Obtener el compromiso explícito de la alta gerencia.

Una vez establecidos los primeros objetivos primigenios, se debe proceder con una reunión inicial con todos los involucrados para:

- Establecer los objetivos técnicos.
- Lograr la aceptación por los participantes de la responsabilidad por el desempeño de las actividades básicas.
- Establecer cronogramas y presupuestos tentativos.
- Comprometer a los participantes a que preparen programas detallados de trabajo para la próxima reunión de coordinación

El tercer aso consiste en presentar e integrar los planes detallados parciales en un plan general para:

- Obtener la aprobación de todos los grupos participantes, la gerencia del proyecto y la alta gerencia.

5.1.2- Diferentes significados del alcance

Alcance del producto: se basa en las características y funciones que caracterizan a un producto, servicio o resultado. La conclusión del alcance del producto se mide en comparación con los requisitos del producto.

Alcance del proyecto: es el trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y características especificadas. La conclusión del alcance del proyecto se mide en comparación con el plan de gestión del proyecto, el enunciado del alcance del proyecto, su EDT y el diccionario de la EDT relacionados.

5.1.3- Descripción general de los procesos

La gestión del alcance del proyecto incluye los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente. La gestión del alcance del proyecto se relaciona principalmente con la definición y el control de lo que está y no está incluido en el proyecto. Según el PMI, estos son los procesos para la gestión del alcance:

Recopilar requisitos: es el proceso que consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto.

Definición del alcance: es el proceso que se realiza para concretar los detalles del proyecto como base para futuras decisiones.

Crear EDT (WBS): proceso para dividir los principales grupos de trabajo del proyecto, en componentes más fáciles de manejar.

Verificación del alcance: consiste en formalizar la aceptación de los productos entregables completados del proyecto.

Controlar el alcance: proceso para supervisar y comprobar la afectación que producen los cambios en el proyecto.





5.2- Recopilar requisitos

Recopilar requisitos significa definir y gestionar las expectativas del cliente. Los requisitos constituyen la base de la EDT. La planificación del costo, del cronograma y de la calidad se efectúa en función de ellos. El desarrollo de los requisitos comienza con un análisis de la información contenida en el acta de constitución del proyecto y en el registro de interesados.





5.3- Definir alcance

El plan de gestión del alcance es una herramienta de planificación que describe como el equipo de proyectos definirá, desarrollará y verificará los objetivos del proyecto. Comienza con el análisis de la información recopilada en los diferentes documentos e históricos contenidos como parte de los activos de los procesos de la organización.





5.4- Crear la EDT

La EDT (WBS) es una descomposición jerárquica, orientada al producto entregable, del trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos entregables requeridos:

- La EDT organiza y define el alcance total del proyecto. La EDT subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo más pequeñas y fáciles de manejar.
- El trabajo planificado comprendido dentro de los componentes de la EDT del nivel más bajo, denominados paquetes de trabajo, puede programarse, supervisarse, controlarse y estimarse sus costos.









5.5- Verificar el alcance

Verificar el alcance es el proceso que consiste en formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se han completado. Verificar el alcance incluye revisar los entregables con el cliente o el patrocinador para asegurarse de que se han completado satisfactoriamente y para obtener de ellos su aceptación formal.





5.6- Controlar el alcance

Controlar el alcance es el proceso por el que se monitorea el estado del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la línea base del alcance.





¿Por qué los proyectos representan un cambio para los individuos?





Referencias bibliográficas

- Caldentey, L. (2008). Procesos en la gerencia de proyectos tema I. Datos No Publicados.
- Chamoun, Y. (2002). Administración profesional de proyectos la guía. México DF: Mc Graw Hill.
- Colección Diccionarios, Reglas y Ayudas Gramaticales. (2001). Diccionario de sinónimos y antónimos (t. 2). Madrid: Espasa.
- Dávila, C. (2001). Teorías organizacionales y administración (2ª ed.). Bogotá: Mc Graw Hill
- Fabregas, L. (2005). Gerencia de proyectos de tecnología de información (t. 27). Caracas: Editorial CEC.
- Martínez, J. (2008). Curso-JM Martínez [Multimedia en DC]. Disponible: Universidad Católica Andrés Bello.
- Palacios, L. (2007). Gerencia de proyectos. Un enfoque latino (4ª ed.). Caracas: Publicaciones UCAB.
- Pereira, D. (2010). Diseño de servicios de consultoría en gerencia de proyectos para la empresa Proyectos Civiles 4520 C. A. Trabajo especial de grado de especialización no publicado. Universidad Católica Andrés Bello, Caracas.
- Project Management Institute (2008). Guía de los fundamentos de la dirección de proyectos (guía del PMBOK) (4ª ed.). Filadelfia, PA: Autor.
- Project Management Institute (2010). [Página web en línea]. Disponible en: http://www.pmi.org/ [Consulta 2013 entre septiembre 24 y octubre 12].
- Project Management Institute Capítulo Venezuela (2010). [Página web en línea]. Disponible en: http://www.pmi-v.org.ve/ [Consulta 2013 entre septiembre 24 y octubre 12].
- Real Academia Española. (2001). Diccionario de la lengua española (22ª ed., t.7). Madrid: Espasa.
- Universidad Pedagógica Experimental Libertador. Vicerrectorado de Investigación y Postgrado. (2006). Manual de trabajos de grado de especialización, maestría y tesis doctorales (4ª ed.). Caracas: Autor.

 


Hercasa presente en la NAB 2014

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