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Calendario Hercasa - Febrero 2014

Febrero 2014
Contexto de la Gerencia de Proyectos

“El analfabeto del futuro no será la persona que no sepa leer, sino la que no sepa aprender” - Alvin Toffler.

Siguiendo con el tema de la Gerencia de Proyectos, un tópico importante es el contexto en el cual se desarrolla la gerencia:

2.1- Gerencia de Proyectos

Para Palacios (2007): “La gerencia de proyectos es la aplicación sistemática de una serie de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para alcanzar o exceder los requerimientos de todos los involucrados con un proyecto.” (p.49). La clave en la gerencia de proyectos es la sistematización de los procedimientos, ya que a través de un orden bien establecido se pueden lograr los objetivos y hasta superarlos.

El propio Palacios (2007), habla del arte de gerenciar un proyecto y este arte permite que el proyecto sea más eficiente, adicionalmente de agregarle valor al mismo, entre los valores que se agregan con una buena gerencia de proyectos están:

- Identificar expectativas y requerimientos.
- Satisfacer las necesidades de los stakeholders
- Determinar adecuadamente el alcance del proyecto.
- Completar el proyecto en el tiempo establecido

2.1.1 - El arte de gerenciar proyectos

Para agregarle valor al proyecto, se requiere:

- Identificar expectativas y requerimientos.
- Satisfacer las necesidades de los stakeholders
- Determinar adecuadamente el alcance del proyecto.
- Completar el proyecto en el tiempo establecido





2.1.2 - ¿Qué es la gerencia de proyectos?

Para el PMI (2008): “La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. La aplicación de conocimientos requiere de la dirección eficaz de los procesos apropiados.” (p.40).

Es la aplicación de conocimientos, destrezas, herramientas y técnicas en las actividades de los proyectos, para satisfacer las necesidades y los requisitos del mismo.

2.1.3 - ¿Qué incluye la gerencia de proyectos?

La gerencia de proyectos incluye:

- Identificar los requisitos.
- Establecer objetivos claros y posibles de realizar.
- Equilibrar las demandas de alcance, tiempo y costo.
- Adaptar especificaciones y requisitos a los diferentes stakeholders.

2.1.4 - El éxito de la gerencia de proyectos

Principios básicos:

- Conocer el proyecto, entenderlo y estar comprometido con éste.
- Contar con el personal adecuado para la ejecución de proyectos.
- El líder y el equipo de proyectos obtienen y exhiben el comportamiento que toleran

La importancia para la ejecución de proyectos exitosos descansa sobre tres procesos fundamentales:

- El proceso de la gente.
- El proceso estratégico.
- El proceso operativo.

2.1.5 - Metodologías para la gerencia de proyectos

- Descripción del ciclo de vida del proyecto.
- Procesos para el desarrollo de cada fase del ciclo de vida del proyecto.
- Roles y responsabilidades.
- Lineamientos para la ejecución de procesos.
- Herramientas de apoyo a los procesos.

2.1.6 - Gerencia de proyectos como creadora de valores

Valores creados por la gerencia de proyectos:

- Eficiencia.
- Satisfacción de stakeholders.
- Legitimidad.
- Poder y control

Eficiencia:

- Reduce los costos.
- Mejora la utilización de recursos.
- Facilita la solución de tareas.
- Reduce cantidad de errores (sobre todo de principiantes).
- Mejora la comunicación tanto interna como externa.

Satisfacción de stakeholders:

- Mejora de los procesos durante el ciclo de vida.
- Asegura el cumplimiento de las expectativas con los usuarios.
- Claridad en roles y responsabilidades.
- Mejora el empoderamiento de los miembros del equipo.

Legitimidad:

- Incrementa la profesionalidad del equipo ante el cliente.
- Aumenta la reputación y la credibilidad de la empresa.
- Difunde el conocimiento de la gerencia de proyectos en la organización.

Poder y control:

- Involucra a la alta gerencia.
- Asegura una mayor transparencia.
- Mejora los procedimientos de seguimiento y control.
- Fundamenta mejor los objetivos de los proyectos.

2.1.7 - Beneficios de la gerencia de proyectos

- Es un acelerador de negocios. - Incrementa la satisfacción de los stakeholders.
- Mejora la alineación de las estrategias organizacionales, con los objetivos.
- Mejora resultados de negocio tales como: incremento de ingresos, cuotas de mercado.
- Mejora resultados de procesos (entregables, presupuesto, entre otros).

2.2 - Ciclo de vida de un proyecto

Para el PMI (2008), define claramente el ciclo de vida del proyecto de la siguiente manera:

“El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las necesidades de gestión y control de la organización u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación.” (p.22).

El ciclo de vida de proyecto no es un concepto totalmente dogmático, sino más bien es flexible y se adapta a las necesidades y requerimientos que puedan tener las organizaciones ejecutoras de los proyectos, lo que sí está claro es que el proyecto tiene un inicio y una finalización, que proporciona una referencia básica en la ejecución del mismo.

Lo que sí está muy claro es que en el ciclo de vida define el desarrollo del proyecto, desde sus etapas iníciales, hasta su etapa de cierre y la duración de cada una de dichas etapas se define por las características particulares que posea el proyecto.

2.2.1 - Características del ciclo de vida

- Define el comienzo y el final de un proyecto.
- Establece el trabajo técnico que se realizará en cada fase.
- Define que entregables se generarán y cómo se revisarán.
- Define quién estará involucrado en cada fase.
- Establece como controlar y aprobar cada fase.





El ciclo de vida de un proyecto, define las fases de éste, además de conectar su inicio con el final. Al dividir el proyecto en fases, se facilita la gestión del mismo.

A continuación se presenta la figura 19 y ésta bosqueja la estructura genérica de las fases del proyecto presentada por el PMI, tiene las siguientes peculiaridades y se producen en cualquier proyecto:

- La contratación de personal y los niveles de costo, son relativamente bajos al inicio del proyecto, van incrementándose a medida que se desarrolla el proyecto y decaen cuando está en la etapa de cierre.
- La influencia de los stakeholders es similar a la de contratación del personal y el costo, su influencia es muy significativa al principio del proyecto pero a medida que transcurre disminuye su radio de acción.
- Al inicio del proyecto la posibilidad de influir en éste sin afectar de manera significativa en los costos, es muy alta, pero a medida que avanza el proyecto, un cambio en el proyecto impactará mayormente, mientras más avanzado esté.





2.2.2- Ciclo de vida de un proyecto tecnológico

Diseño conceptual:

- Identificación de necesidades y/o deficiencias.
- Evaluación de potenciales alternativas.
- Evaluación de costos y riesgos.
- Estimación de recursos necesarios.
- Preselección de miembros del equipo de trabajo.
- Preselección de contratistas.

Desarrollo avanzado:

- Realización de plan detallado para la ejecución.
- Realización de presupuesto.
- Elaboración de cronograma de procura.
- Definición de la estructura organizativa del proyecto.
- Comparación de alternativas.
- Establecimiento de procedimientos.

Diseño detallado:

- Realización del diseño de productos y procesos.
- Definición de la estructura detallada del trabajo.
- Elaboración de procedimientos para gerenciar costos y recursos.
- Elaboración de presupuestos y del flujo de caja esperado.

Producción:

- Ejecución e implementación del proyecto.
- Actualización y revisión del plan.
- Resolución de problemas.
- Ejecución de adiestramientos a usuarios.
- Revisión y control de la ejecución.
- Realización de la procura.

Terminación:

- Consolidación del aprendizaje.
- Realización de propuestas para el mejoramiento.
- Finalización de la documentación.
- Disolución del equipo de proyecto o reasignaciones del mismo.

Operación:

- Funcionamiento del sistema.
- Realización de mediciones de desempeño.
- Realización de propuestas de optimización.
- Mantenimiento de componentes.

2.3- Fases de un proyecto

Para el PMI (2008): “Las fases del proyecto son divisiones dentro del mismo proyecto, donde es necesario ejercer un control adicional para gestionar eficazmente la conclusión de un entregable mayor.” (p.25), la secuencia es lo predominante en la concatenación de cada fase, por consiguiente, las fases constituyen un elemento del ciclo de vida de un proyecto.

Dentro del proceso coherente que conlleva la realización de un proyecto a través de la ejecución de mejores prácticas que facilitan su desarrollo, todo esto por intermedio de la dirección y control del mismo. Estas fases tienen de igual manera, características similares entre proyectos que permiten la estandarización de las mismas, a saber:

- Son secuenciales, cuando una fase culmina la otra comienza.
- Los trabajos a realizar para cada fase son distintos difiere en cada fase.
- A medida que se van consiguiendo los objetivos se requiere un grado más de control.

Para el autor Palacios (2007) hace referencia a lo que considera las fases de un proyecto:

- Fase conceptual: nace la idea y se formula el proyecto, el consumo de recursos está alrededor del 5%.
- Fase organizacional: es el mejorar la idea de la fase conceptual, la organización se diseña, se crea el equipo de proyecto. Suele consumir el 15% de los recursos.
- Fase ejecutiva: se ejecutan los trabajos contemplados en el proyecto y en esta fase se llega a consumir una gran cantidad de recursos.
- Fase de completación: cesan las actividades, se cierran contratos y se sellan compromisos.

2.3.1- Fase inicial o conceptual de un proyecto

Características:

- Nacimiento de la idea.
- Análisis de los puntos claves.
- Decisiones de inicio.
- Fijación de metas.
- Principales nombramientos y asignaciones de recursos.

Acciones:

- La alta gerencia decide que se requiere un proyecto.
- La alta gerencia establece metas y estimado de recursos necesarios.
- La alta gerencia hace los nombramientos clave.

Recursos utilizados del total del proyecto:

- 5%

Entregables:

- EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO (PROJECT CHARTER)

3.3.2- Fase organizacional de un proyecto

Características:

- Planificación.
- Diseño de la organización.
- Constitución del equipo de proyecto.
- Búsqueda de recursos.
- Producción del plan maestro y del plan detallado.

Acciones:

- Definir el tipo de organización.
- Constituir el equipo de proyecto.
- Establecer los productos, las tareas y los recursos del proyecto.
- Elaborar el plan del proyecto.

Recursos utilizados del total del proyecto:

- 20%

Entregables:

- EL PLAN DEL PROYECTO

3.3.3- Fase ejecutiva u organizacional de un proyecto

Características:

- Ejecución de los trabajos principales.
- Construcción de instalaciones.
- Realización de pruebas.
- Entrega de productos.

Acciones:

- La programación del software.
- Filmación de la película.
- La construcción del edificio.
- La contratación de suplidores.
- Ejecución del evento.

Recursos utilizados del total del proyecto:

- 60%

Entregables:

- EL PRODUCTO, SERVICIO O RESULTADO DEL PROYECTO

3.3.4- Fase final o de completación de un proyecto

Características:

- Cierre de actividades y contratos.
- Transferencia de recursos y compromisos.
- Preparación de información para futuros proyectos.
- Evaluación de los aprendizajes.

Acciones:

- Cierre administrativo de los contratos.
- Cierre administrativo del proyecto.
- Lecciones aprendidas.
- Decisiones relativas al grupo del proyecto.

Recursos utilizados del total del proyecto:

- 15%

Entregables:

- CIERRE ADMINISTRATIVO, PLAN DE MANTENIMIENTO, PLANOS DE CÓMO CONSTRUIDO, MANUALES DE OPERACIÓN, ENTRE OTROS





3.4- Influencias organizacionales

La organización para entenderla conceptualmente como una definición, está dada por Dávila (2001) de la siguiente manera: “Por ésta se entiende el ente social, creado intencionalmente para el logro de determinados objetivos mediante el trabajo humano y recursos materiales (tecnología, equipos, maquinaria, instalaciones físicas).” (p.6).

3.4.1- Características de las organizaciones





En la figura se observa gráficamente el concepto de organización dado por el autor Dávila, dónde se infiere que ésta es un ente social de creación humana, establecido intencionalmente y orientado hacia objetivos específicos mediante el trabajo humano y recursos materiales.

Por consiguiente, cuando se hace referencia a una organización, cuyo fin principal es la consecución de proyectos, se observan las siguientes características:

- Temporalidad.
- Centralización en el objetivo.
- Flexibilidad.
- Rapidez en la toma de decisiones.
- Participación de unidades externas.

Toda cultura organizacional tiene unos componentes y estos simplemente son el reflejo o mejor dicho la radiografía que indica las características de dicha organización, entre dichos componentes están:

- Valores, normas, convicciones y expectativas.
- Políticas y procedimientos.
- Percepción de las relaciones de autoridad.
- Ética laboral y horario laboral.

3.4.2- Tipos de organizaciones

- Organización funcional.
- Organización orientada a proyectos.
- Organización matricial débil.
- Organización matricial equilibrada.
- Organización matricial fuerte.
- Organización combinada.

Organización funcional





Ventajas

- Uso de las capacidades de la función (personal, expertos, base tecnológica).

Desventajas

- No se centra en el objetivo del proyecto.
- No hay delegación de autoridad al gerente del proyecto.
- Dirección basada en estructura informal de poder y relaciones interpersonales.

Organización orientada a proyectos





Ventajas

- Autoridad total del gerente de proyectos.
- Rapidez en las comunicaciones y decisiones.
- Alta motivación.

Desventajas

- Duplicado de instalaciones.
- Uso ineficiente de recursos.
- Pérdida de capacidad tecnológica.
- Dificultad para la consecución de especialistas.

Organización matricial débil





Ventajas

- Suministra excelente entrenamiento a potenciales gerentes de proyectos.
- Obtiene soporte de las líneas funcionales.
- Maximiza la utilización de los recursos.

Desventajas

- Personal del proyecto debe reportar a varias instancias.
- Estructura compleja para la supervisión y control.
- Diferencia de prioridades entre los GF y los GP.
- Alto potencial de conflicto..

¿Es el cambio una dimensión de los proyectos?



Referencias bibliográficas

- Caldentey, L. (2008). Procesos en la gerencia de proyectos tema I. Datos No Publicados.
- Chamoun, Y. (2002). Administración profesional de proyectos la guía. México DF: Mc Graw Hill.
- Colección Diccionarios, Reglas y Ayudas Gramaticales. (2001). Diccionario de sinónimos y antónimos (t. 2). Madrid: Espasa.
- Dávila, C. (2001). Teorías organizacionales y administración (2ª ed.). Bogotá: Mc Graw Hill
- Fabregas, L. (2005). Gerencia de proyectos de tecnología de información (t. 27). Caracas: Editorial CEC.
- Palacios, L. (2007). Gerencia de proyectos. Un enfoque latino (4ª ed.). Caracas: Publicaciones UCAB.
- Pereira, D. (2010). Diseño de servicios de consultoría en gerencia de proyectos para la empresa Proyectos Civiles 4520 C. A. Trabajo especial de grado de especialización no publicado. Universidad Católica Andrés Bello, Caracas.
- Project Management Institute (2008). Guía de los fundamentos de la dirección de proyectos (guía del PMBOK) (4ª ed.). Filadelfia, PA: Autor.
- Project Management Institute (2010). [Página web en línea]. Disponible en: http://www.pmi.org/ [Consulta 2013 entre septiembre 24 y octubre 12].
- Project Management Institute Capítulo Venezuela (2010). [Página web en línea]. Disponible en: http://www.pmi-v.org.ve/ [Consulta 2013 entre septiembre 24 y octubre 12].
- Real Academia Española. (2001). Diccionario de la lengua española (22ª ed., t.7). Madrid: Espasa.
- Universidad Pedagógica Experimental Libertador. Vicerrectorado de Investigación y Postgrado. (2006). Manual de trabajos de grado de especialización, maestría y tesis doctorales (4ª ed.). Caracas: Autor.

 


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